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内示書と発注書 [法務]

ある部長から(協力業者への)「内示書」と「発注書」の違いは何か?という質問を受けました。法令に「内示書」の定義が定められているわけではない以上、その書面に何が定められているかによります、という趣旨の回答をしました。例えば、その書面の内容が、「単なる情報提供」レベル、つまり「今年は概ね1億円単位の発注が予定されているので、よろしく御願いします」といったレベルにとどまるものであるのか、そのようなレベルを超えて、具体的に納期、金額、指図書、支払条件といったものが定められており、その書面が出されたのが、納期までギリギリといった場合には、「内示書」と書かれていても、「発注書」そのものとみなされることになるはずです。最終的な金額が工事が終わってみないと確定できないといった場合もあり、その場合は金額を入れられない以上、「発注書」ではなく「内示書」とし、後日改めて正式な「発注書」を出すといったケースも考えられますが(また、この方法は下請法上も正当な理由があれば書面交付義務を果たしていると判断されるようですが)、金額が入っていなくても、その内容が「発注書」そのものであるなら、表題は「内示書」ではなく「発注書」と書いておくべきだと考えています。発注を受けた側もその方が安心だと思われますし、トラブルも防止できると思います。もっとも、そうした場合、後日金額を補充した「発注書」を出すことにより「発注書」が2通になってしまい混乱する可能性もありますので、金額を入れていない「発注書」(最初に出すもの)には、「後日出す発注書は当初出した発注書の金額部分を補充する位置づけのものである」旨を書いておくという方法が考えられます。「内示書」という表題を使えるのは、上記のように「情報提供」レベルの場合のみ、という考え方の方がわかりやすいと考えています。

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